Mitarbeiter*in Office Management / Empfang (m/w/d) 20 Std./Woche

Du bist Teil des Teams von Hamburg Leuchtfeuer Aufwind. 
Als zentrale Ansprechperson stellst du sicher, dass Klient*innen, Kolleg*innen sowie externe Partner*innen verlässlich Orientierung finden. Durch deine zugewandte, freundliche und respektvolle Art trägst du maßgeblich dazu bei, eine Atmosphäre zu schaffen in der Menschen sich willkommen, ernst genommen und sicher fühlen können.
Du unterstütz das Team und die Bereichsleitung in administrativen, organisatorischen Themen und behältst den Überblick über die vielfältigen Abläufe unseres Hauses.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere

• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Klientinnen

• Telefonservice und Bearbeitung eingehender Anfragen

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

• Unterstützung bei Terminplanung und Korrespondenz

• Protokollführung bei Teamsitzungen

• Unterstützung bei behördlichen Dokumentationen

• Pflege von Daten in Verwaltungssystemen und der Abrechnungssoftware

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abrechnungen

• Organisatorische Unterstützung von Freizeitangeboten und Veranstaltungen

• Mitwirkung an einer angenehmen und wertschätzenden Atmosphäre für Klient*innen und Mitarbeitende

• Unterstützung im Qualitätsmanagement

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Verwaltungs-, Sekretariats- oder Empfangsbereich

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen

• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise

• Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

• Teamfähigkeit und Serviceorientierung

• Diskretion und Zuverlässigkeit

• Diversity-, Antidiskriminierungs- und Queersensibilität

• Interkulturelle Kompetenz und Offenheit gegenüber unterschiedlichen Lebensentwürfen

• Interesse an sozialpädagogischen Fragestellungen sowie an der Unterstützung von Menschen mit chronischen Erkrankungen und Behinderungen

• Bereitschaft zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Identifikation mit den Werten von Hamburg Leuchtfeuer