Projektassistent*in (m/w/d)
- Motivationsschreiben
- tabellarischer Lebenslauf
- Nachweis der erforderlichen Qualifikation (Zeugnisse, Urkunden, Weiterbildungsnachweise)
- Arbeitszeugnisse oder Beurteilungen
Die Humboldt-Universität zu Berlin ist tarifgebunden und wendet den TV-L HU an. Informationen zur Eingruppierung und zum Jahresentgeltrahmen finden Sie hier:
https://hu.berlin/ETRL .
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin:
https://hu.berlin/DSGVO .
Studienabteilung
- Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Termine, Zuarbeiten
- Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
- Prozessdokumentation und -information
- Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet
- Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
- Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
- Layout von Druckstücken und Präsentationen
- Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
- Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP
eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:
- Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
- Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
- Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
- Optimierung der Informationsflüsse
Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb.
Anforderungen:
- abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
- Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
- sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
- Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
- datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
- langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
- sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
- überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit
Unser Angebot:
- ein modernes Arbeitsumfeld
- eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
- abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
- eine strukturierte Einarbeitung
- flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
- sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.
