Assistenz der Abteilungsleitung 4 „Versorgungsdaten, Digitalisierung im ÖGD“ (w/m/d)

Das Landesamt für Gesundheit und Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen (LfGA NRW) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Abteilungsleitung 4
„Versorgungsdaten, Digitalisierung im ÖGD“ (w/m/d).

Das Landesamt für Gesundheit und Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen (LfGA NRW) ist eine Landesoberbehörde im Zuständigkeitsbereich des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales Nordrhein-Westfalen (MAGS). Knapp 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den Standorten Bochum (Hauptsitz), Düsseldorf und Münster.

Im Bereich Gesundheit berät und unterstützt das LfGA NRW die Landesregierung, die Behörden und Einrichtungen des Landes sowie die Kommunen und Fachverbände in Fragen der Gesundheit, der Gesundheitspolitik sowie der Entwicklung von Versorgungsstrukturen. Themenfelder sind u.a. der Gesundheitsschutz der Bevölkerung, die lebensphasenübergreifende Prävention und Gesundheitsförderung, die Arzneimittelsicherheit sowie die Bereitstellung von Versorgungsdaten. Das LfGA NRW ist fachliche Leitstelle für den öffentlichen Gesundheitsdienst und nimmt die Aufsicht über die Gesundheitsämter wahr.

Im Bereich Arbeitsschutz ist das LfGA NRW die zentrale Beratungs- und Unterstützungseinrichtung der staatlichen Arbeitsschutzverwaltung. Bürgerinnen und Bürger und Betriebe finden bspw. Unterstützung durch die telefonische Erstberatung oder KomNet. Das LfGA NRW sichert Qualifizierung und Wissenstransfer und unterstützt die Digitalisierung der Arbeitsschutzverwaltung. Das LfGA NRW nimmt u.a. die Aufga-ben der Zentralen Radonstelle NRW sowie im (hoheitlichen) Strahlenschutz wahr und unterstützt die staatliche Arbeitsschutzverwaltung auch operativ.

Zu den Aufgaben gehören schwerpunktmäßig:

• allgemeine Sekretariats- und Serviceaufgaben für die Abteilung 4 „Versorgungsdaten, Digitalisierung im öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)“ und die Abteilungsleitung, insbesondere Terminorganisation und –koordination sowie Kalenderpflege
• Unterstützungs- und Verwaltungsaufgaben in den Aufgabenbereichen der Abteilung, z. B. Protokollerstellung, Mitarbeit bei Planung und Durchführung von Terminen oder Projekten, Recherchen und Zusammenstellung von Informationen, Erstellen von Textvorlagen, Berichten, Tabellen und Präsentationen, Unterstützung bei Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung
• Informationsmanagement (z. B. Steuerung und Beantwortung von E-Mails, Anfragen, Bearbeitung und Nachverfolgung des analogen und digitalen Posteingangs und -ausgangs, Ablage und Wiedervorlage, Aktenhaltung)
• strukturierte Ablage, Verschlagwortung und Pflege von Dokumenten in der e-Akte
• Telefondienst
• Onboarding neuer Mitarbeiter/innen inkl. Erstellung erster Informationen inForm eines Handouts
• logistische, technische und inhaltliche Besprechungsvorbereitung
• Verwaltung von Besprechungsräumen
• Eigenständige Erstellung geeigneter Vorlagen zu und Durchführung von Projektcontrolling der (Modell-)projekte der Abteilung
• Konzeptionierung, Durchführung und eigenverantwortliche Auswertung/Analyse von Fragebögen
• Konzeptionierung und Erstellung von zusammenfassenden Abschlussberichten zu (Modell-) Projekten
• Pflege, Monitoring und fristgerechte Aktualisierung von Datenbeständen, bspw. für ein Dashboard, einschließlich Abruf, Erfassung, Strukturierung sowie eigenständige Bewertung und inhaltliche Einordnung von Dateninkonsistenzen unter Berücksichtigung definierter Datenverfügbarkeiten und Aktualisierungszyklen

Die Zuweisung auch ggf. weiterer Aufgabenschwerpunkte richtet sich nach den Erfordernissen der aktuellen Arbeitssituation.

Fachliches Anforderungsprofil:

• vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement mit Bezug zum öffentlichen Dienst) oder
• eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzbereich (z. B. wie bspw. Justizfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Reiseverkehrskauffrau/-kaufmann oder Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen),
• gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen,
• gute MS-Office-Kenntnisse sowie
• Erfahrung in der Büroorganisation, Termin- und Sitzungskoordination sowie im klassischen Assistenzbereich

Persönliches Anforderungsprofil:

• selbstständige strukturierte Arbeitsweise,
• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein,
• Eigeninitiative und Selbstständigkeit,
• Organisationsfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die grundsätzlich auch aus Teilzeitanteilen oder aus Präsenzanteilen von Telearbeitenden zusammengefasst werden können. Insofern sind auch interessierte Teilzeit- und / oder Telearbeitsbeschäftigte eingeladen, sich zu bewerben.

Wir bieten:

• eine sinnstiftende Tätigkeit für die Themenfelder Gesundheit und Arbeitsschutz in Nordrhein-Westfalen,
• einen krisensicheren Arbeitsplatz im Öffentlichen Dienst einschließlich einer Zusatzversorgung (VBL) sowie einer jährlichen Sonderzuwendung („Weihnachtsgeld“) für Tarifbeschäftigte,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten (z. B. Möglichkeit von Teilzeit, Stundenausgleich durch Gleittage),
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf,
• Onboarding und umfassende Angebote für Ihre Personalentwicklung,
• ein interessantes und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit hoher Selbständigkeit in einem kollegialen und dynamischen Team,
• ein aktives behördliches Gesundheitsmanagement sowie
• eine gute ÖPNV-Anbindung und kostenlose Parkmöglichkeiten.

Allgemeine Hinweise:

Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Migrationshintergrund.

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewer-bungen von Frauen werden besonders begrüßt. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter bzw. gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des SGB IX sind erwünscht.

Bewerbungsverfahren:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie Ihre Bewerbung bitte bis zum Ende der Bewerbungsfrist (s. u.) mit aussagekräftigen Unterlagen ausschließlich per E-Mail in einer zusammenhängenden PDF-Datei (max. 10 MB) unter Angabe der internen Kennziffer 2026-04-Ass (bitte nur diese Zahlenkombination in die Be-treff-Zeile eintragen) an:

bewerbung@lfga.nrw.de

Bewerbungsunterlagen, die in anderen Dateiformaten übersandt werden, können leider ebenso wenig berücksichtigt werden wie nach Ablauf der Frist eingehende Bewerbungen. Bewerbungen, die Unterlagen enthalten, die in einem virtuellen Speicher (Cloud) hinterlegt sind, werden aus Sicherheitsgründen ebenfalls vom Auswahlverfahren ausgeschlossen.

Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie zu, dass die erforderlichen Daten für das Auswahlverfahren vorübergehend gespeichert und verarbeitet werden. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Dieses Einverständnis kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; am weiteren Verfahren nehmen Sie dann jedoch nicht mehr teil. 

Datenschutzhinweise inklusive der Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO finden Sie unter: www.lfga.nrw.de/8501594